Como monitorar funcionários remotos

Controlar os funcionários é uma das coisas mais chatas do mundo. E se eles também são remotos, essa é uma “dor de cabeça” adicional. Nem a gerência se deleita com o processo (“seria muito mais fácil se todos trabalhassem no escritório”), nem os próprios funcionários, que elaboram relatórios sobre o tempo gasto “de maneira útil”.

Esse foi o caso em um número significativo de empresas há alguns anos, mas hoje os processos que não trazem benefício ou prazer estão desaparecendo. O volume de tarefas concluídas, sua eficácia e o cumprimento dos prazos vieram à tona.

Ao mesmo tempo, o número de tarefas remotas em todo o mundo está em constante crescimento. É possível monitorar funcionários remotos com eficiência e de maneira que o processo não irrite gerentes ou especialistas? Ele respondeu a essa pergunta e identificou várias etapas principais nesse caminho – Dmitry Kostomarov, empresário e anjo de negócios.

1. Escolha os funcionários certos

O que isto significa? A parte da equipe que trabalha para você remotamente deve ser capaz de tais atividades. Gerenciar funcionários focados nos valores da era industrial é quase impossível sem o envolvimento físico e a presença de um chefe. Seu contingente, neste caso, são pessoas com alta capacidade de auto-organização, auto-motivação, que sabem trabalhar de forma eficaz (de acordo com as tarefas) e em conformidade com os prazos, independentemente das circunstâncias externas.

2. Interaja e controle

Se você encontrou pessoas adequadas para o trabalho remoto, surge a questão de como definir tarefas para elas efetivamente, ver sua implementação e, em geral, monitorar funcionários remotos. Existem vários sistemas para isso..

Por exemplo, considere o trabalho de um representante de vendas em um território. Essa é uma das profissões que, mesmo na era industrial, exigia uma grande quantidade de independência e iniciativa. Historicamente, o estabelecimento de objetivos estratégicos e a apresentação de KPIs ocorrem no âmbito de briefings. Os anúncios foram feitos nas reuniões da equipe e os resultados foram resumidos nelas. Agora tudo está empacotado em dispositivos móveis pessoais, com breves resumos interativos de verificação de compreensão. Esta é uma nova classe de software: sistema de gerenciamento da força de trabalho, cujo primeiro representante na Rússia é o objeto do meu investimento – Equio.
A automação da força de vendas começou há muito tempo e gerou uma classe de sistemas chamada SFA (Sales Force Automation). Essas soluções permitem coletar pedidos, gerar documentos. Os sistemas SFA há muito adquirem o controle automático de posição geográfica, são capazes de rastrear rotas, duração das visitas, coletar e processar informações sobre pedidos, ajudar a planejar remessas, emitir faturas e controlar pagamentos..

3. Planejar juntos

Controlar trabalhadores remotos não vem sem planejamento. As reuniões de equipe não são mais necessárias quando existem sistemas que usam os recursos de dispositivos móveis para atribuir e ajustar tarefas e motivar funcionários. As soluções de classe CRM (Customer Relationship Management, gerenciamento de relacionamento com clientes) facilitam o planejamento do trabalho com os clientes.

E as poucas funções de liderança e planejamento pessoais são implementadas em sistemas de tarefas colaborativas, como o ToDoIst e seus análogos. Devido a um número suficiente de soluções funcionais convenientes, representantes de vendas e funcionários de outras áreas têm a oportunidade de atuar como “unidades de combate” independentes, não vinculadas ao escritório.

4. Crie equipes como um designer

É ainda mais interessante nas áreas de design. Hoje, você não precisa manter uma equipe inchada de especialistas, alguns dos quais trabalham em plena capacidade periodicamente. Você pode contratar funcionários compartilhados para projetos e formar equipes como um designer.

Os softwares Trello e MeisterTask, por exemplo, permitem gerenciar não apenas sua própria equipe, mas também reunir equipes de especialistas de várias empresas. O MeisterTask usa o Kanban para isso (um sistema de organização da produção e suprimento, permitindo implementar o princípio “just in time”) um quadro onde as folhas de tarefas “ficam penduradas”, quando você clica em que abre as informações internas do projeto, contatos, feed de notícias, bate-papo, todos os documentos necessários são armazenados … Nesses sistemas, informações importantes não são perdidas, não há necessidade de procurar letras na tarefa e manter registros separados para o projeto..

5. Interaja efetivamente

A SCRUM veio em socorro de negócios comuns. Baseia-se no princípio do movimento contínuo em direção a um resultado comum através da realização obrigatória de tarefas de curto prazo, a partir da solução em que tudo o mais é composto. O SCRUM implica breves resumos obrigatórios para a definição de tarefas, breves sessões de debriefing e recusa de “debriefing”, se algo não der certo, com foco em como corrigir a situação, e não em “quem é o culpado”. A filosofia positiva da SCRUM, em combinação com as soluções tecnológicas discutidas acima, aumenta a produtividade em pelo menos uma vez e meia e permite que você responda com flexibilidade a uma situação, aja de acordo com as circunstâncias.

6. Mude sua abordagem

Mas a principal questão enfrentada por qualquer empresa que decida usar ativamente formas remotas de interação, reduzir a carga sobre os escritórios, tornar-se mais móvel e flexível, não está no plano de TI. O principal é entender como gerenciar mudanças na cabeça, não apenas dos funcionários comuns, mas também dos gerentes. O pessoal, especialmente móvel e / ou de telecomunicações, deve ter mais liberdade, juntamente com mais responsabilidade. E trabalhe, focando no resultado. Esse é um dos pontos mais importantes que permitirá implementar o controle correto dos funcionários remotos e o trabalho normal com eles..

Um fato interessante: a administração do escritório de representação russo de um grande fornecedor de telecomunicações, tendo aprendido que os funcionários de escritório que eram obrigados a passar uma quantidade estritamente regulamentada de tempo nos muros de trabalho, passam horas nas redes sociais, bloqueiam o acesso às plataformas mais populares. O que aconteceu depois? É isso mesmo, na mesma época começou a ser gasto em vários intervalos para café, intervalos para fumar, viagens ao salão de beleza e estilo (um salão de beleza trabalhava no centro de negócios). Mas quase nenhum dos funcionários estava atrasado para o início do dia útil. Isso é compreensível – mesmo para atrasos de cinco minutos, uma multa em dólares foi fornecida. Ao mesmo tempo, se a gerência avaliasse a eficácia apenas pelas tarefas, e não pelo tempo gasto “dentro e fora” no escritório, seria muitas vezes mais interessante para os funcionários trabalharem..

Se você quebrar o obstáculo principal, o resto funcionará. Para entender que o trabalho não é tráfego, mas um resultado, visualize por si mesmo cada uma de suas ações no processo e seu valor. Ao mesmo tempo, esse exercício simples me ajudou a perceber que 80% do meu tráfego são interações sem sentido com outras pessoas..

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