“Muitos empresários têm medo de confiar as coisas a outra pessoa e pensam que nenhum funcionário” fará o mesmo que eu “, diz Ekaterina Gleks, especialista no nicho de gerenciamento de marcas..
A partir disso, eles mergulham em uma rotina, esquecem tarefas estratégicas e passam o tempo tentando descobrir o básico, em vez de atrair um especialista.
Para evitar isso, você precisa delegar autoridade. Os líderes e empresários nos disseram como fazer isso corretamente. Mas primeiro, vamos descobrir o que pode e o que não pode ser delegado e por que é necessário..
O que significa delegar
Delegação é a transferência das responsabilidades do trabalho para outra pessoa (mais frequentemente – de um gerente para um subordinado). O chefe dá algumas das tarefas e confere ao empregado novos poderes. Então ele sai da rotina e estimula o desenvolvimento da equipe – agora o funcionário pode provar a si mesmo naquilo que lhe foi confiado.
“Não confunda delegação e atribuição.” – diz o autor do projeto “Príncipes e Repolho” Alexei Slobodyanyuk. “Se você está pedindo para fazer algo, isso não significa que você está delegando autoridade. Delegar é transferir o direito de distribuir recursos e influenciar pessoas “.
Por que delegar autoridade
Desistir da rotina
Você precisa delegar para liberar tempo para coisas importantes: desenvolver uma estratégia de negócios ou encontrar pessoal.
“A principal tarefa de um gerente é ser um“ cérebro ”e funcionários -“ mãos ”. Explique o significado dos projetos, aponte ou corrija o curso. Não cometa um erro comum quando os empresários começarem a investigar e corrigir o trabalho de seus subordinados “- diz Stanislav Korobov, diretor de marketing da SeaShow Children’s Party Agency.
Para estabelecer processos de negócios
“Depois de definir uma meta para criar uma grande empresa, você deve aprender a delegar. O proprietário de uma fábrica de automóveis não pode projetar e montar carros no fluxo ele mesmo. Ele distribui essas tarefas entre os trabalhadores, montando um transportador.
Se o proprietário fizer tudo sozinho, ele montará um carro por vários anos – um sistema estabelecido não funcionará “- diz Alexey Golovchenko, sócio-gerente do escritório de advocacia ENSO.
Desenvolver funcionários
“O desenvolvimento emocional ou intelectual dos funcionários é um incentivo para eles”, diz Lidia Korchemnaya, diretora da INTESOL Worldwide na Rússia. “Os subordinados precisam entender que podem se tornar líderes de uma direção ou empresa, isso motiva. Então eles aprendem a ser independentes e sobem na carreira “.
Para testar as qualidades e habilidades dos funcionários
Anton Arkannikov, chefe da cadeia de padarias Bretzel, descreve da seguinte maneira: “Eu delegava imediatamente as instruções de contabilidade e vendas, mas era mais difícil para os gerentes. Eu estava procurando um currículo no hh.ru, fui convidado e assisti como uma pessoa trabalha. Sem a experiência de negócios reais na empresa, é difícil entender se você trabalhará em conjunto ou não.
Pedi a quatro gerentes que saíssem após duas semanas de trabalho. É o período em que fica claro quem é esse especialista. Nenhum teste fará melhor. “.
O que não pode ser delegado?
Estratégia e finanças
“Não confie nos outros com planejamento estratégico”, diz Anton Arkannikov. “Somente o proprietário sabe como a empresa irá desenvolver.
Em finanças, eu delega uma parte. Mas estamos no caminho de garantir que a empresa tenha um especialista a quem confiaremos todas as informações sobre fluxos “.
Isso também é relatado por Dmitry Spiridonov, co-fundador e CEO do serviço de pagamento CloudPayments: “Para mim, decidi que não delegaria a gestão financeira, porque sou responsável por responsabilidades criminais e pessoais..
Ainda é impossível delegar a formação da ideologia da empresa. Peça a uma equipe que a elabore, mas a decisão final é sua. “.
Recrutamento
“Recrutar funcionários é o mesmo” funil de vendas “com conversão”, diz Alexey Maksimchenkov, diretor comercial da Slava LLC.
“Se não houver dinheiro, faça você mesmo crescer um especialista. Aqui você economizará dinheiro, mas perderá seu tempo. Quando você tiver dinheiro, poste vagas. É importante que o candidato dê mais energia durante a fase da entrevista, por exemplo, concluindo 2-3 tarefas de teste. Dessa forma, ele apreciará mais o trabalho, se conseguir. “.
Motivação para os funcionários
“Mostre-me como concluir tarefas antes de delegá-las” – diz Dmitry Sokolov, diretor comercial do projeto “Conscience”.
“Quando lançamos o projeto e recrutamos a equipe do departamento de vendas, fui pessoalmente aos“ campos ”(o cartão de parcelamento é emitido on-line e nas lojas parceiras). Lá eu mostrei o que dizer, como transmitir as vantagens do cartão, expliquei as diferenças do cartão de crédito. O mesmo vale para reuniões com potenciais parceiros ou clientes “.
Questões urgentes e tarefas de alto risco
“Não delegue processos de negócios nos quais a personalidade do líder e sua visão do estado das coisas sejam importantes. Tome decisões onde a eficiência é necessária: momentos de crise nos negócios, transações importantes ou questões de reputação ”, diz Vladimir Serdyukov, fundador do serviço para encontrar pessoal temporário LIMA.
O que delegar?
Fluidez
“Entregue pequenas tarefas que qualquer pessoa pode realizar: preparar documentos, agendar seu horário de trabalho, reuniões de negócios, fazer ligações ou negociar acordos”, diz Ekaterina Glex.
Trabalho especializado
Não assuma as responsabilidades de um contador, comerciante ou desenvolvedor, se você não tiver essas habilidades, é melhor encontrar um especialista. Economize tempo e orçamento para erros enquanto aprende.
Tarefas mensuráveis
“Delegue as responsabilidades que possuem indicadores mensuráveis que podem ser avaliados. Isso é necessário para o especialista entender se está lidando com questões ou não ”, diz Dmitry Sokolov.
Trabalho interessante
Você não pode delegar apenas trabalhos sem sentido e “sujos”. Tente encontrar desafios criativos para a equipe.
Como delegar autoridade corretamente
1. Avalie a equipe
“A pessoa em cujo trabalho houve menos comentários é o maior potencial para delegação”, diz Dmitry Spiridonov. “Como líder, você deve conhecer os pontos fortes e fracos de cada funcionário..
Dê uma olhada na equipe e atribua tarefas às pessoas com a habilidade certa. Parece óbvio, mas muitos líderes delegam a alguém com menos carga de trabalho “..
2. Explique o problema em detalhes
“Inclua instruções mesmo quando o processo lhe parecer claro. Se houver condições específicas, informe o funcionário sobre isso. É desejável que ele reconte como ele entendeu o problema. Detalhes ou instruções simples ajudarão a evitar problemas desde o início ”, diz Dmitry Spiridonov.
“Frequentemente, o resultado não corresponde ao desejado, porque você não indicou para que serve esta tarefa. Por exemplo, você pede para compilar uma tabela com dados, mas se você não explicou por que eles são importantes, o trabalho será realizado superficialmente “- acrescenta Inna Anisimova, CEO da PR Partner.
3. Carregue gradualmente
Não entregue todos os casos de uma só vez. Comece com um objetivo pequeno e ofereça-se para desenvolver em conjunto um plano para ajudá-lo a alcançá-lo. Defina um período de avaliação ou dê uma tarefa de teste a um funcionário.
“Tornar cada nova tarefa mais difícil para uma pessoa altamente qualificada”, aconselha Alexey Golovchenko. “Ele deve sentir que está desenvolvendo. Quando um funcionário não está interessado, ele trata as coisas de maneira descuidada, comete erros, trabalha mais devagar “.
4. Estabeleça prazos
“Se o trabalho depender não apenas do funcionário, mas também de outros especialistas ou circunstâncias, defina um prazo de qualquer maneira”, aconselha Stanislav Korobov. “Uma pessoa deve ser responsável pelo que lhe foi confiado. Não aceite respostas para um prazo quebrado, como: “Bem, não sou eu quem está fazendo isso, mas nosso novo gerente, Zakhar”.
Você não deve ser informado sobre o que pode ser resolvido sem a sua participação. Quando surge uma pergunta, ela deve ser formulada para que você responda “sim” ou “não”. Isso faz com que os processos funcionem com mais eficiência, os funcionários se tornam independentes e você economiza tempo “.
5. Verifique o trabalho
“Verifique se a tarefa está indo conforme o planejado. Dê ao funcionário três semanas, mas não espere o tempo todo para ver o resultado. Assuma um controle seletivo, veja como o trabalho está progredindo, verifique se a pessoa não esbarra em obstáculos “- aconselha Dmitry Spiridonov.
Dmitry Sokolov acrescenta: “Não peça relatórios a cada minuto. Uma pessoa deve entender o que você está esperando como resultado, e como dirigir o processo depende dele “.
6. Não castigue erros
“Ensine seus funcionários a não ter medo de cometer erros”, diz Dmitry Spiridonov. “Mas se eles falharem, faça críticas construtivas e analise as razões dos erros. A tarefa do gerente é impedir que a pessoa pise no mesmo rake pela segunda vez “.
7. Desenvolver independência nos outros
“Quando um especialista faz uma pergunta, a primeira coisa que faço é perguntar:“ O que você pensa sobre isso? Como você propõe agir? ” – diz Dmitry Sokolov.
8. Assista a atmosfera da equipe
“Mantenha um ambiente confortável em uma equipe, onde todos trabalhem sem rivalidade e luta agressivas”, aconselha Alexey Golovchenko.
Toda a equipe deve saber que você pediu a alguém para assumir suas responsabilidades diárias. Isso eliminará conflitos.
9. Motive corretamente
“Converse com uma pessoa no mesmo idioma – uma palavra forte influencia. O espírito corporativo e um senso de valor próprio são importantes para muitos. Eu pessoalmente me comunico com cada funcionário uma vez por mês, ouço sugestões ou reclamações. Um grande componente da motivação é material. Todo mundo entende a linguagem do dinheiro “- diz Anton Arkannikov.
10. Confiança
“Dê liberdade aos seus funcionários, a independência revela especialistas” – aconselha Stanislav Korobov. “Se você definir a tarefa corretamente: limite recursos, descreva um resultado específico, prazo e delegue responsabilidades, um funcionário adequado fará a coisa certa..
Um funcionário incompetente atrasará o prazo, fará o trabalho para mostrar ou transferirá a responsabilidade para outro “.
“O controle constante impedirá que uma pessoa cresça e tome decisões por si mesma. Ele simplesmente para de tomar a iniciativa.
Mas não deixe as coisas acontecerem sozinhas. Quando você é um bom gerente, não é difícil encontrar medidas. Se a gestão de pessoas não é a sua qualidade mais forte, delegá-la a um especialista “- acrescenta Ekaterina Glex.
11. Assuma a responsabilidade pelo resultado
Ao entregar a responsabilidade, você não se isenta dela como líder. Você também é responsável pela falha se o funcionário cometer um erro.
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Como posso aprender a delegar tarefas de forma eficiente para me tornar mais livre e focado nas minhas prioridades? Quais são as melhores estratégias e dicas para não sobrecarregar a mim mesmo e confiar na equipe? Como posso garantir que as tarefas sejam concluídas de maneira satisfatória sem perder o controle? Gostaria de ouvir experiências e conselhos de pessoas que já dominaram essa habilidade.
Para aprender a delegar tarefas de forma eficiente e ganhar mais liberdade e foco nas suas prioridades, é importante seguir algumas estratégias e dicas. Primeiro, é necessário identificar as habilidades e pontos fortes de cada membro da equipe para atribuir as tarefas adequadas a cada um.
Defina claramente as expectativas e objetivos de cada tarefa e compartilhe-os com a equipe. Isso garantirá um entendimento claro das necessidades e resultará em um melhor desempenho.
Confie na capacidade dos seus colaboradores. Ao delegar, evite controlar cada detalhe e dê autonomia para a equipe. Isso promove um ambiente de confiança e incentiva o desenvolvimento das habilidades de cada membro.
Estabeleça um sistema de acompanhamento e comunicação eficiente. Isso garantirá que você esteja informado sobre o progresso das tarefas sem perder o controle. Faça reuniões regulares para acompanhar o andamento, fornecer feedback e oferecer suporte, se necessário.
Aprenda com pessoas que já dominaram essa habilidade. Ouça as experiências e conselhos de líderes ou colegas que têm sucesso na delegação eficiente de tarefas. Eles poderão compartilhar estratégias práticas e insights valiosos.
Lembre-se de que delegar tarefas não significa se isentar totalmente da responsabilidade. Esteja disponível para auxiliar e oferecer orientação quando necessário, mas sem interferir no processo de execução.
A prática constante e a adaptação às necessidades da equipe e das tarefas são essenciais para aprimorar essa habilidade. Com o tempo, você ganhará confiança e verá os benefícios de uma equipe autônoma e eficiente.