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Como o gerenciamento de tempo ajuda a gerenciar o tempo

O gerenciamento de tempo pode ajudar a otimizar suas atividades diárias, permitindo que você obtenha mais eficiência. Entender como priorizar as tarefas e que ferramentas são úteis para fazer isso pode melhorar significativamente a produtividade. O gerenciamento de tempo possibilita melhorar o foco, organizar melhor a vida pessoal, alcançar objetivos, melhorar o trabalho em equipe e maior satisfação com suas realizações.

O alto ritmo de vida e a constante falta de tempo causam estresse e até depressão. Ensinar centenas de milhares de pessoas a seguir uma rotina diária e acompanhar o que foi concebido, na década de 1970. gestão do tempo foi inventada.

O que é gerenciamento de tempo

homem pressiona um relógio eletrônico

Gerenciamento de tempo é um conjunto de regras que ajudam a gerenciar e planejar seu tempo. Seu principal objetivo é aumentar a produtividade. Quando você sabe como gerenciar corretamente o tempo, pode fazer muito, trabalhar com mais eficiência e realizar tarefas domésticas mais rapidamente..
A princípio, o gerenciamento do tempo era necessário apenas no trabalho. Mas então ficou claro que qualquer objetivo pessoal também é um projeto que se desenvolve de acordo com os mesmos princípios. Portanto, agora existe uma gestão do tempo familiar, feminina e até infantil..

Técnicas e métodos de gerenciamento de tempo

o homem está atrasado


1. “matriz Eisenhower”


Dwight D. Eisenhower é o 34º Presidente dos Estados Unidos que disse: “Eu tenho dois problemas: urgente e importante. Urgente não é importante, mas importante é urgente “.

Sua matriz classifica os casos em menor e maior. O método é adequado para aqueles que podem dividir tarefas nesses quatro grupos:

  • Urgente e importante – eles precisam ser feitos imediatamente.
  • Importante, mas não urgente – decida quando o fará e defina uma data exata.
  • Urgente, mas não importante – delegá-los.
  • Não é urgente e não é importante – deixe para depois.


2. O método “Pomodoro”


O método recebeu o nome do cronômetro da cozinha, que tem a forma de um tomate. Ele tem vários princípios que ajudam a executar efetivamente seus planos:

  • Defina a tarefa a ser concluída.
  • Defina um cronômetro para 25 minutos.
  • Trabalhe e não se distraia.
  • Faça uma pausa de 5 minutos a cada 25 minutos..
  • Após cada 4 “tomate”, descanse por 15 a 30 minutos.
  • Trabalhe neste modo até que a tarefa seja concluída. Se você pensa em outras coisas que o distraem, anote-as para poder voltar mais tarde..

3. Pirâmide de Franklin


Um sistema para planejar metas de diferentes escalas (do global ao diário). Na base da pirâmide estão os principais valores da vida. Em seguida, vem o objetivo global. Se o seu principal valor é a riqueza, seu objetivo global será tornar o negócio-Império.

Para conseguir isso, é necessário um plano diretor – o terceiro estágio da pirâmide. Em seguida, vem um plano de longo prazo por 3-5 anos. É seguido por um de curto prazo por 1-12 meses. No final do plano da pirâmide para o dia e a semana.

Pirâmide de Franklin


4. “ABVGD”


Método de definição de tarefas por prioridade:

  • A – questões importantes e urgentes que devem ser feitas.
  • B – coisas que podem ser adiadas, mas também precisam ser feitas.
  • B – tarefas menores que você não pode executar.
  • G – o que precisa ser delegado a outro.
  • D – tarefas removidas da lista.

5. Técnica de gerenciamento de tempo “Timing”


Um tipo de gerenciamento de tempo em que você precisa registrar todas as ações e registrar o tempo gasto com elas. O tempo mostrará quanto tempo você está nas redes sociais, falando ao telefone, trabalhando, conversando com amigos ou lendo.

A técnica ajuda a identificar “intervalos de tempo” que você nem conhecia. Realize este experimento por 2-3 dias. Isso será suficiente para obter uma visão geral..


6. Método “Coma um sapo”


“Comer um sapo” significa fazer uma tarefa pequena, mas desagradável, que você adia. Por exemplo, ligar para um parente distante, conversar com a gerência, limpar o apartamento. Essas pequenas coisas se acumulam gradualmente, nos fazem procrastinar, distraindo as grandes tarefas.

A essência do método é lidar com eles primeiro, “coma o sapo” rapidamente. Separe duas horas por semana para isso ou decida uma a cada manhã..


7. Hora encontrada “


Técnica para realizar pequenas tarefas na primeira oportunidade. Aloque de 5 a 10 pequenas coisas com antecedência, para as quais você não tem tempo suficiente, e esteja pronto para fazê-las quando aparecer uma “janela” gratuita.


8. O método “queijo suíço”


Resolução de casos em nenhuma ordem específica. Quando você se depara com uma tarefa difícil, é mais fácil começar com pequenos passos que parecem mais fáceis. Por exemplo, se você estiver escrevendo uma apresentação, comece com imagens ou títulos e depois trabalhe no texto. Você meio que come muitos buracos em um pedaço grande de queijo.


9. Lei de Pareto


Pareto é um economista italiano que percebeu que 20% das vagens de ervilha mais viáveis ​​produziam 80% da colheita em seu jardim. Com base nisso, ele formou uma lei – “20% dos esforços dão 80% do resultado, e os 80% restantes – apenas 20% do resultado”.

Mais tarde, isso começou a ser confirmado em outras áreas da vida. Empresários dizem que 80% de seus lucros vêm de apenas 20% dos clientes.

Princípio de Pareto chama para encontrar um “nó central”, no qual você precisa se concentrar. Compreendendo seus “nós”, é mais fácil dedicar tempo à coisa principal e menos trabalho no secundário.


10. “Fórmula 10-3-2-1-0”


A produtividade depende do seu humor e bem-estar. O método 10-3-2-1-0 ajuda você a se preparar para dormir e ficar alerta para o dia seguinte. Aqui você elimina gradualmente as distrações..

  • Evite café 10 horas antes de dormir.
  • 3 horas longe de comida e álcool.
  • 2 horas de trabalho.
  • Desligue todos os gadgets em 1 hora.
  • 0 – o número de cliques no botão “soneca” próximo ao alarme.

Regras de gerenciamento de tempo

a menina planeja a hora corretamente


1. Faça listas de tarefas


A base do gerenciamento de tempo é planejar todas as grandes e pequenas tarefas. Anote tudo o que você tem em mente para o dia / semana / mês, para não priorizar em sua mente. Você pode fazer isso no papel ou no Excel, mas é mais conveniente – em aplicativos móveis.

Para concluir as coisas mais rapidamente, indique na frente de cada vez que for necessário. Mas lembre-se de que planejar não significa programar tudo a cada minuto e enfatizar quando a realidade não coincide com o que se pretendia..


2. Estabeleça metas claras


Um estabelecimento de metas competente ajudará a determinar o vetor exato. No seu trabalho, é melhor se concentrar nos principais indicadores de desempenho, para não dar planos vagos para a semana, trimestre ou ano. A meta correta é a seguinte: aumentar o tráfego do site em 20% em três meses.

Metas pessoais também devem ser mensuráveis ​​e alcançáveis, por exemplo, economizando 200 mil para férias em seis meses. Portanto, desista de tarefas como “melhorar” ou “vencer a competição”.


3. Complete seus objetivos em etapas


A multitarefa é o principal inimigo da administração do tempo. Não tente fazer tudo de uma vez. É mais importante entender qual das tarefas é mais importante e quando você pode concluí-la mais rapidamente.

Faça tudo de forma consistente, divida grandes objetivos em pequenos passos para que você possa se concentrar e mudar sem problemas. Trabalhe regularmente e de forma consistente. Se você definir uma meta para aprender inglês, o passo será memorizar 30 novas palavras todos os dias.

A exceção é a administração do tempo para os pais, quando algumas coisas podem ser feitas comunicando-se com as crianças (por exemplo, limpando e, ao mesmo tempo, contando contos de fadas).


4. Menos distração


Uma das principais habilidades de gerenciamento de tempo é concentração. Separe um tempo específico para ser produtivo. Peça aos colegas ou à família que “se esqueçam” deste período. Desative as notificações no seu telefone em bate-papos que não são importantes para o trabalho.

Permitir tempo limitado para chamadas e rolagem na rede. Por exemplo, 40 minutos pela manhã para ler as notícias, 30 minutos na hora do almoço para se comunicar com os entes queridos, uma hora e meia a duas horas à noite para conteúdo interessante, para descarregar pensamentos.

Para o experimento, faça vários dias de “jejum”, quando você não vai às redes sociais.

Registre-se em Rescuetime.com. Este software mostra quais sites “devoram” seu tempo mais do que outros.

Se você se deparar com um artigo interessante, instale a extensão Getpocket. Ele salvará texto ou vídeo interessante que você poderá assistir depois do trabalho.


5. Organize sua rotina


A eficácia depende do seu entorno. Portanto, torne seu espaço confortável e otimize sua rotina. Escreva você mesmo modelos de texto para o mesmo tipo de perguntas dos clientes e mantenha os contratos em uma pasta separada na área de trabalho para verificar rapidamente as informações.

Faça backup do seu trabalho e armazene-o na nuvem. Duplique o restante dos documentos on-line para visualizá-los a qualquer momento.


6. Delegar


Para concluir rapidamente a tarefa que lhe foi atribuída no trabalho, delegue seus “links” a outras pessoas. Não hesite em compartilhar responsabilidades com colegas se estiver trabalhando em um projeto comum e não seja morto o tempo todo por perfeccionismo.

O mesmo item funciona bem para mães que não querem pedir ajuda a seus parceiros ou têm medo de confiar seu filho a eles..


7. Aprenda a dizer não


A gestão do tempo de trabalho não tolera todos os tipos de “vampiros” – assuntos para os quais a alma não mente. Quando algo parecer inapropriado, não tenha medo de recusar as pessoas com seus projetos, sugestões e até solicitações. Para permanecer educado, use as frases:

  • “Sua proposta parece interessante, mas tenho muito o que fazer.” Com essa frase, você expressa interesse, deixa claro que a oferta é boa, mas não poderá participar dela. É improvável que seja adequado para parentes, mas para pessoas desconhecidas funcionará bem.
  • “Para dizer a verdade, não sei muito sobre isso, tente perguntar a Nazar. Ele é um profissional aqui. ” Se você realmente tem pouca experiência com um problema específico, recomende outra pessoa. Assim, você se liberta de tarefas desnecessárias e ajuda na solicitação.
  • “Não posso fazer isso, mas vou ajudá-lo com isso …”. Uma frase que permite que você evite as obsessões e escolha o que está pronto para fazer sozinho.

8. Mantenha diários


É necessário consertar não apenas assuntos futuros, mas também pensamentos, bem como tarefas que não foram incluídas nos planos.

Isso torna mais fácil entender onde gastar seu tempo livre e não esquecer o que é importante. Em seu diário, pergunte-se: o que você precisa fazer? o que pode atrapalhar? como determinar se o dia foi bem sucedido?

Para entradas, “notas” comuns em um smartphone são adequadas – é muito mais rápido do que escrever manualmente em um diário de papel.


9. Siga os “biorritmos”


Viva em harmonia com seu corpo. Execute tarefas desafiadoras quando seu cérebro estiver mais produtivo (mesmo que seu desempenho esteja no auge à 1 da manhã).

Use especial aplicativos móveis, que pode acordá-lo, determinar a melhor hora para dormir e analisá-lo.


10. Elogie-se


Para manter a motivação, recompense-se. Os exercícios de gerenciamento de tempo são impotentes se feitos com os dentes cerrados, privando-se de emoções positivas.

Escolha um item ou serviço que será agradável quando seus planos forem concluídos, de chocolates a viagens de fim de semana. Registre sucessos em notas, anote conquistas e resuma os resultados do dia / semana / mês.

Isso é especialmente importante no quadro da gestão do tempo para as mulheres que esquecem na vida cotidiana que cuidar de si também faz parte da contribuição para a família..

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Paul Conselheiro

Olá! Meu nome é Paul Conselheiro, e sou o autor deste sítio Web de artigos sobre renovação e construção de casas. Desde muito jovem, sempre me interessei pela arquitetura e pelo design de interiores. A ideia de transformar espaços e criar ambientes acolhedores sempre me fascinou. Leia mais

As melhores recomendações de especialistas
Comments: 2
  1. Beatriz Lima

    O gerenciamento de tempo é fundamental para garantir que suas tarefas sejam realizadas de maneira eficiente e produtiva. Ajuda a priorizar o que é mais importante e a evitar procrastinação. Além disso, permite ter uma visão clara das atividades a serem realizadas, definir prazos realistas e planejar o tempo de forma adequada. Mas você já utiliza alguma técnica de gestão de tempo? Quais estratégias você recomenda para otimizar o tempo e aumentar a produtividade?

    Responder
    1. Miguel Rocha

      Sim, uso a técnica do Pomodoro, que consiste em dividir o tempo de trabalho em blocos de 25 minutos, seguidos por 5 minutos de pausa. Após completar 4 blocos, faço uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos. Essa técnica ajuda a manter o foco e a evitar distrações ao longo do dia. Além disso, recomendo fazer uma lista de tarefas diárias, definir prioridades e estabelecer prazos para cada uma. Também é importante identificar os momentos do dia em que você é mais produtivo e aproveitá-los para realizar as atividades mais complexas. A organização do ambiente de trabalho e a eliminação de distrações, como o celular e redes sociais, são essenciais para aumentar a produtividade. Lembrar-se de tirar pequenas pausas ao longo do dia, para descansar e recarregar as energias, também é importante para manter o ritmo e a eficiência.

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