O que é uma assinatura de fax e é legal em documentos

O gerente nem sempre tem tempo ou oportunidade para assinar imediatamente um grande número de documentos. Para tais fins, existem fac-símiles. Usando esse carimbo, a equipe da organização pode endossar documentos mesmo na ausência de um diretor.

Conceito de assinatura de fax

Quando eles falam sobre fac-símiles (“fac símile” na tradução do latim para o russo – “faça isso”) no trabalho, eles querem dizer:

• Carimbo (clichê) com uma cópia da pintura de uma pessoa em particular, por exemplo, o chefe de uma empresa ou uma pessoa famosa.
• Impressões feitas com esta impressão.
• Outras maneiras de copiar um autógrafo no papel de uma pessoa.

Legalidade da assinatura de fac-símile nos documentos

Seu uso é permitido em documentos comerciais, mas é limitado. Às vezes, a permissão para tal assinatura precisa ser acordada com a contraparte. Existe uma categoria separada de documentos em que é inaceitável colocar esse carimbo.

Base normativa

• A parte 2 do artigo 160 do Código Civil da Federação Russa fala sobre a possibilidade de usar uma assinatura de fax para transações escritas.
• Atos regulatórios departamentais separados que se relacionam ao uso desses carimbos em agências governamentais individuais. Por exemplo, a Ordem do Ministério da Administração Interna da Rússia de 02.06.2007, nº 130, “Procedimentos para a produção, contabilidade, armazenamento e destruição de selos”.
• A carta nº 18-0-09 / 000042 @ do Ministério da Federação Russa de Impostos e Taxas, de 04.04.2004, “Sobre o uso de assinaturas de fax”, regula as proibições de uso de um clichê desse tipo..

Força legal

A assinatura de fax do gerente pode ser usada no fluxo de trabalho da organização, mas você precisa conhecer os limites do aplicativo. Só será válido em casos expressamente permitidos pelas leis da Rússia ou por acordo das partes..

Fax na papelada

Esse carimbo é usado por organizações com grande fluxo de documentos. Usá-lo em pequenas empresas não faz sentido. Em vez de criar clichês, será mais fácil para o diretor entregar pessoalmente várias pinturas. A lei permite o uso do carimbo não apenas em estruturas comerciais, mas também em estruturas estaduais ou municipais.

Propósito de uso

O fac-símile é adequado quando:

• Precisa endossar um grande número de títulos.
• O chefe da organização costuma viajar. Um proxy pode assinar em nome do diretor.

Problemas de aplicação

Desvantagens do fac-símile:

• Uso limitado. O clichê não é adequado para todos os documentos. Por exemplo, a assinatura de um contrato de fax é inaceitável.
• A necessidade de custos de produção clichê (500-1500 rublos. Dependendo do método de fabricação e configuração).
• Pode ser usado para fraude. Por exemplo, coloque esse carimbo em uma carta oficial.

Fac-símile ou assinatura manuscrita

Suas diferenças:

• Maneira de definir. O próprio proprietário coloca uma caneta-tinteiro, um fac-símile com sua pintura pode ser carimbado por outra pessoa.
• Força legal. Na pintura pessoal, está sempre presente, em fac-símile, em determinadas situações..

Benefícios de fac-símile:

• A capacidade de assinar documentação sem um gerente.
• Economizando tempo do chefe. Outra pessoa pode carimbar.
• Acelerando o processo de assinatura de documentos.

Métodos de fabricação de fac-símile

• Mecânico. O mural original é escaneado e cortado a laser em um pedaço de borracha. A vantagem deste método é o seguinte exato da imagem e a reprodução de pequenos traços. A falta de tecnologia de fabricação mecânica é a fragilidade do carimbo, o clichê é suficiente para 2-3 anos.
• Eletrônico. A fabricação vem de um fotopolímero líquido que endurece à luz. Uma imagem negativa da assinatura é transferida para ele e aguardando a massa plástica ficar mais forte. A desvantagem deste método é que, com este polímero, pequenos movimentos não são reproduzidos. A vantagem é durabilidade (mais de 5 anos).

Onde é aceitável usar uma impressora de fax

É permitido o uso para fluxo de trabalho interno – pedidos, folhas de premiação, avisos, notificações. Na papelada externa, eles são colocados em cartas de parabéns, convites, ofertas etc..

Proibição de assinatura de fax

Esse carimbo não deve ser utilizado em:

• cheques bancários;
• cartões de pagamento;
• faturas;
• guias de transporte;
• declarações para inspeção fiscal;
• procurações;
• afirmações;
• contas;
• quaisquer documentos que exijam certificação por um notário;
• contratos (trabalho, contrato, etc.);
• certificados de aceitação.