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Gerenciamento de registros de RH em uma organização ou empresa – mantendo registros de pessoal e fluxo de trabalho

A gestão de registros de RH em uma organização ou empresa é essencial para garantir o fluxo de trabalho e o controle de pessoal. O sistema de gestão de recursos humanos permite aos gestores manter registros claros, documentos úteis e ferramentas de análise de dados – todos importantes para o sucesso de uma empresa. Esta solução ajuda os empreendedores a melhorar a produtividade os seus funcionários, a manter a precisão dos registros e a manterem o seu cumprimento com as normas de conformidade.

A definição geral diz que o gerenciamento de RH é o processo de processamento de papelada para o pessoal. Este tópico é relevante para empresários individuais e entidades legais. A papelada possui rígidos padrões legislativos e as regras descritas devem ser levadas em consideração por todos os gerentes e departamentos de recursos humanos das empresas. Com a ajuda da administração de RH, será possível otimizar o processo de gerenciamento de pessoas, organizar o trabalho de cada equipe e simplificar o procedimento de relatório.

O que é administração de RH

Os princípios básicos da gestão de RH incluem todo o processo de elaboração de documentos, sua conclusão, relatórios sobre o pessoal que trabalha na empresa. Cada um publicado possui força legal, incluindo aqueles que são formados com base na aplicação do empregado. A produção de pessoal geralmente está envolvida na produção de pessoal, cujas funções são esse pessoal:

  • folha de pagamento;
  • registro de férias, licença médica;
  • preparação de certificados.

Metas e objetivos

As metas e objetivos deste departamento de pessoal são:

Direção do trabalho

Tarefas dos funcionários

Contabilidade, registro, controle

Manter registros do número de funcionários, registro de trabalho, demissão

Regulamento de trabalho

Familiarização com os deveres, escolha do local de trabalho, instalações

Coordenação, treinamento

Realização de cursos, treinamentos, treinamentos avançados, reciclagem, verificação de desempenho

Trabalhar com documentos

Os especialistas deste departamento estão envolvidos na compilação de papéis, livros, horários de trabalho, manter um registro, reportar

Organização

Organização de atividades de acordo com as instruções

O trabalho do pessoal é regulado por várias leis regulatórias, ordens e um conjunto de regras em nível regional ou estadual. O não cumprimento dos requisitos especificados na estrutura regulatória é uma violação. Os principais atos regulatórios para produção de pessoal:

  • regulamentação estadual sobre livros trabalhistas (2003);
  • as regras de gerenciamento de escritório e gerenciamento de documentos a partir de 2009;
  • manual federal de papelada para funcionários;
  • requisitos gerais aprovados por ordem dos ministérios.

As pessoas trabalham com documentos

Em cada empresa, é usada uma série de documentação que regula o trabalho de todo o pessoal. A movimentação dos documentos e sua preparação é realizada de acordo com as instruções, quadro regulamentar prescrito acima. A estrutura legal da empresa é dividida em cinco categorias principais, reguladas por ordens internas da empresa:

  • fretamento da empresa;
  • horário de trabalho;
  • normas para a proteção de dados pessoais;
  • proteção do trabalho (regulamentada por decreto federal de arquivo);
  • horário de trabalho da equipe (e documentos da equipe).

Gerenciamento de documentos de RH na organização

Os sistemas de contabilidade unificada de valores mobiliários nas empresas são divididos em três categorias principais, entre as quais regulamentos internos, recursos humanos e regulamentos sobre remuneração. A primeira categoria inclui a rotatividade de títulos no cronograma de férias, preenchendo documentos sobre o cronograma de trabalho. O segundo parágrafo é mais global e contém uma provisão para a elaboração de políticas contábeis de contratos e papéis. O regulamento sobre remuneração do trabalho rege todas as questões relacionadas ao pagamento de salários, bônus, licença médica, licença e indenização por demissão.

O pessoal na forma de T-3

A equipe na forma de T-3 é um tipo único de papel que descreve toda a estrutura do pessoal da empresa ou empresa. As colunas contêm dados sobre o nome completo, cargo do funcionário, a unidade em que ele está listado. De acordo com normas normativas e legislativas, o salário oficial de um especialista é prescrito lá. Qualquer alteração no processo de registro deve ser prescrita pelo departamento de contabilidade nesta tabela de pessoal, de acordo com o formulário T3. As instruções para preenchimento sempre contêm recomendações para cada coluna. No total, o documento inclui 5 pontos de informação.

Horário de trabalho

Um horário de trabalho é um documento que aprova a rotina diária de um especialista. O fluxo de trabalho é regido pela programação do chefe. Inclui itens sobre a necessidade de inspeção de acordo com a lei aplicável, sobre almoços e intervalos, sobre relatórios. Em algumas empresas, o funcionário exige um relatório a cada semana ou mês (o documento deve ser confirmado pelas assinaturas do funcionário e gerente de negócios após a verificação). O plano e o cronograma do cronograma são formados para o período de trabalho futuro. Acompanhamento do tempo dos funcionários.

Contrato de emprego

Um contrato de trabalho é um documento do tipo civil elaborado entre um futuro funcionário e um empregador. Os formulários típicos para esse tipo de documento não são supostos e o contrato é preenchido em um formulário gratuito, indicando as qualificações (posições) e o período de trabalho. O resultado necessário também está escrito lá. Por normas legais, esse tipo de documento é muito semelhante a um documento de contrato, pois prescreve o resultado final do trabalho, e não sua estrutura. Para demissão de funcionários, é necessário apenas finalizar antes da expiração do contrato.

Pedidos de Pessoal

A reintegração de funcionários no posto, a contratação de especialistas são realizadas de acordo com as ordens do pessoal. Este tipo de documento prescreve a nomeação de pessoal para o cargo e outros movimentos de especialistas em departamentos. No desenvolvimento de instruções e pedidos, participam funcionários do departamento de pessoal e funcionários seniores. As decisões locais são tomadas pelos gerentes / administradores da empresa. Os pedidos têm um formulário único, é estabelecido pelo quadro regulamentar. O prazo de validade do papel deve estar no departamento de contabilidade ou no departamento de pessoal por até cinco anos ou mais (dependendo do tipo de pedido).

Descrições de emprego

Descrições de cargos – este é um documento que prescreve a responsabilidade das partes (funcionário e empregador) e também contém informações sobre as instruções e responsabilidades de um especialista em particular no cargo que ele ocupa. Eles são confirmados pelo selo da organização e pela assinatura da pessoa responsável. Este documento requer três cópias. Um permanece no departamento de pessoal, o outro no executor e o terceiro no gerente ou administrador de um departamento específico. O objetivo deste pedido é otimizar os processos de gestão de pessoas na empresa.

Um homem dá uma caneta para outro homem

Como organizar o trabalho de escritório no serviço de pessoal

A conduta correta do gerenciamento de registros de pessoal implica um alto nível de responsabilidade. Os funcionários do departamento de pessoal precisam garantir que as datas de assinatura correspondam às reais. Você pode confiar a manutenção de cadernos de trabalho e outros documentos pessoais a empresas terceirizadas. Responsabilidades dos funcionários de RH:

  • criar um cronograma de trabalho, documentação contábil relacionada a férias;
  • redigir documentos para proteção do trabalho (exigidos pelos órgãos estaduais);
  • preparar e escrever pedidos;
  • folha de pagamento e controle de pagamentos de prêmios.

Recursos Humanos

O serviço de pessoal é realizado quando toda a contabilidade e toda a liberação são realizadas apenas por funcionários contratados do departamento de recursos humanos. Esse modo de papelada é relevante para empresas e empresas com pessoal de 20 a 30 pessoas. Os padrões estaduais exigem aderência estrita à forma de todos os pedidos e outros requisitos; caso contrário, uma entidade legal poderá receber uma multa. No setor de serviços, onde até 30 pessoas estão registradas em uma entidade legal, é mais lucrativo usar os serviços de empresas de terceirização.

Atrair especialistas em empresas de terceirização de RH

Atrair especialistas de uma empresa de terceirização de recursos humanos economizará dinheiro e reduzirá o número total de funcionários. Especialistas independentes realizam todo o trabalho necessário na preparação de pedidos, programações. Eles mantêm um diário especial e regulam o trabalho de cada especialista da empresa. A terceirização da gestão de pessoas é marcada pelo fato de a entidade legal não ter seu próprio departamento de pessoal e confia essa tarefa a uma equipe separada por uma taxa moderada.

Contabilidade de pessoal a partir do zero, passo a passo

Para manter registros de documentos do departamento de pessoal, são necessários equipamentos de escritório e um escritório. É importante ter um cofre forte. O pedido deve indicar o chefe do sistema de gerenciamento de documentos. Depois disso, atos internos são formados. Para cada funcionário da empresa, é necessário ter uma pasta separada onde sua pasta de trabalho será armazenada. A documentação do pessoal requer a preservação desta documentação durante todo o período da posição do especialista. Durante as atividades do departamento, as informações são registradas nos livros, as ordens são elaboradas.

Requisitos de RH

A gestão de RH é um processo relativamente complexo que requer certas habilidades teóricas e práticas. A estrutura regulamentar para esta posição contém uma lista de condições sob as quais um especialista pode ocupar essa posição. As instituições educacionais não distinguem um perfil separado, como gerenciamento de registros de pessoal. Para atividades no departamento de recursos humanos são gerentes, administradores adequados. Assim, os empregadores são nomeados pessoas com formação jurídica, para a proteção de informações ou para gerenciamento de documentos.

Direitos e obrigações do oficial de pessoal

A primeira obrigação desses funcionários é conhecer a estrutura legal, cumprir as regras contábeis estabelecidas. Os artigos acima foram mencionados, leis federais que devem ser seguidas na condução do gerenciamento de registros de pessoal. O funcionário tem o direito de receber informações dos funcionários, visualizar pastas pessoais, ver o livro contábil (salário). A autoridade de especialistas nesse campo inclui a assinatura de assinaturas, trabalhando com os empregadores para melhorar o desempenho da equipe.

Administração de RH

Hoje, o gerenciamento de registros de pessoal é realizado tanto por escrito quanto em formato digital. A documentação é assinada pessoalmente por funcionários autorizados. Para manter a documentação, são usados ​​padrões estaduais que unificam todos os modelos e formulários. É necessário levar em consideração as normas do GOST R 6.30-2003 e GOST R 7.0.8-2013. Papéis importantes são armazenados em pastas especiais ou cofres de metal. Dependendo do escopo e da escala da empresa, os especialistas precisam aderir a diferentes requisitos para a frequência dos relatórios.

Menina trabalha com uma mesa

Pesquisa e registro de pessoal

Inicialmente, antes de registrar funcionários, você precisa encontrar pessoal especializado que atenda a critérios rigorosos (eles devem estar relacionados às especificidades do trabalho). Para fazer isso, use agências especializadas, agências, sites de busca de emprego, troca de trabalho ou anúncios particulares em jornais, na mídia e em sites. Depois disso, são elaborados documentos obrigatórios de pessoal, executada a execução, assinado um contrato de trabalho ou contrato.

Etapas da contratação

Os procedimentos para registrar pessoas para uma posição começam com a inserção de dados sobre o candidato a emprego em um diário especial. O quadro de horários registra informações sobre experiência, experiência profissional, cargos anteriormente ocupados. Após a aprovação, é feito um pedido para nomear uma pessoa para uma determinada postagem. A etapa final é a formação de uma pasta pessoal, a compilação de negócios na empresa, departamento. O contrato especifica informações sobre deveres, sobre o salário no posto.

Cartões pessoais e a formação do arquivo pessoal do empregado

Os tipos de documentos pessoais incluem o cartão pessoal de um funcionário. Ele contém todas as informações sobre estado civil, nome completo, uma fotografia também é colada e a data de nascimento é registrada. Tudo isso é feito pelos empregadores para formar um pacote de dados sobre cada membro da equipe da empresa. De acordo com a lei, esses dados não podem ser transferidos para terceiros. Pastas, armários ou até cofres de metal são usados ​​para conduzir arquivos pessoais (dependendo do nível de equipamento do escritório da empresa).

Revistas de RH

Os produtos impressos em papel ajudam a sistematizar os relatórios, simplificam o fluxo de trabalho. A documentação na forma de diários de papelada inclui os seguintes tipos:

  • no controle de documentos, papéis que são entregues à empresa ou empreendimento;
  • no controle do tempo, períodos de viagens de negócios;
  • controlar quaisquer notas, declarações;
  • registros de registros trabalhistas.

Mantendo livros de trabalho

A manutenção de registros de pessoal obriga os especialistas a manter registros da pasta de trabalho. Todos os registros são mantidos se a pessoa na empresa estiver oficialmente registrada. Um funcionário recebe um livro de trabalho após a demissão. Esta documentação registra todas as alterações relacionadas à posição, prêmios. O treinamento em administração de RH a partir do zero inclui pontos obrigatórios sobre a correção do registro de cadernos de trabalho. Quaisquer erros são corrigidos pelos membros da equipe. Se forem encontrados, os especialistas podem ser acusados ​​de uma violação administrativa.

Sistematização e armazenamento de documentos

Normas legislativas separadas foram criadas para a auditoria e armazenamento de documentos. É importante mencionar o artigo 17 da Lei Federal de Arquivamento. Explicita a necessidade de gerenciamento de empresas e empreendimentos para cuidar da preservação da documentação arquivística pelo período devido. O período de armazenamento é prescrito por lei e está em conformidade com os padrões estaduais. Para garantir a integridade da documentação em papel, são utilizados cofres refratários de metal e armários.

Se necessário, os dados dos documentos são transmitidos ao Comitê de Estatística do Estado da Federação Russa. Automação, digitalização da circulação do papel é uma das principais direções para otimizar o processo de gerenciamento do trabalho do estado. Hoje, a maioria dos relatórios não está em papel. Isso não isenta os deveres dos gerentes corporativos, gerentes em manter o arquivo morto por um, três, cinco ou mais anos..

Documentos em pastas

Registros eletrônicos de pessoal

Ao usar registros eletrônicos de pessoal, é importante cumprir as condições de segurança dos documentos e reduzir o acesso ao arquivo em virtude da lei de proteção de dados pessoais. A manutenção de registros eletrônicos tem várias vantagens:

  1. acesso rápido a documentos;
  2. proteção por senha de arquivos;
  3. não é necessário comprar cofres para economizar papel;
  4. economia de espaço em um prédio de escritórios – 10 mil documentos ou mais podem ser armazenados em um disco rígido;
  5. economia de tempo – sinal, você pode encontrar qualquer documento em 1-2 minutos no arquivo do disco rígido do seu computador.
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Paul Conselheiro

Olá! Meu nome é Paul Conselheiro, e sou o autor deste sítio Web de artigos sobre renovação e construção de casas. Desde muito jovem, sempre me interessei pela arquitetura e pelo design de interiores. A ideia de transformar espaços e criar ambientes acolhedores sempre me fascinou. Leia mais

As melhores recomendações de especialistas
Comments: 1
  1. Inês Almeida

    Como é feito o gerenciamento de registros de RH em sua organização ou empresa? Vocês mantêm registros de pessoal e de fluxo de trabalho de forma centralizada ou descentralizada? Quais são as principais ferramentas ou sistemas utilizados para esse fim? Como esses registros são atualizados e monitorados?

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