Caixa registradora para IP – como escolher, procedimento de registro e regras de uso

Os proprietários de seus próprios negócios sabem em primeira mão quantas dificuldades estão associadas ao início ou desenvolvimento de seus próprios negócios. Quais são todas as sutilezas legais em relação ao uso de meios de contabilidade para receitas e despesas de fundos. Para a maioria dos empreendedores individuais, a questão é especialmente urgente se uma caixa registradora é obrigatória para uso e se é possível realizar atividades sem usá-la..

Preciso de uma caixa registradora para IP em 2019

Para começar, é importante esclarecer o que se entende por esse conceito. Caixas registradoras (daqui em diante – KKM, KKT) – este é um equipamento que ajuda os órgãos fiscais e outros órgãos estatais a supervisionar e controlar. Com a ajuda do CCM, é monitorada a movimentação de recursos recebidos pelo empresário na prestação de serviços ou na venda de mercadorias. Os dispositivos ajudam a manter registros e coletar informações para geração de relatórios.

A legislação prevê a abolição de caixas registradoras para empreendedores. É permitido recusar o uso da CCP, mas, neste caso, a pedido do comprador, o vendedor é imediatamente obrigado a fornecer um documento de pagamento equivalente, que são os formulários de relatório. BSO – e isso, por exemplo, recibos, ingressos, assinaturas, etc., deve conter todos os detalhes do empresário.

Até recentemente, os IPs podiam realizar atividades comerciais sem usar caixas registradoras. Com a adoção de uma nova lei em 2016, a situação mudou. Segundo ele, a KKM foi obrigada a usar todos os empresários que usam dinheiro ou cartões bancários para pagamentos sem dinheiro quando se estabelecerem com clientes. O controle sobre a implementação do programa é atribuído às autoridades fiscais.

Desde fevereiro de 2017, o registro do caixa para IPs antiquados cessou, esses dispositivos não podiam transmitir informações on-line. Nem todos os empreendedores individuais ficaram satisfeitos com esta decisão. As autoridades levaram esse momento em consideração, permitindo que passassem gradualmente para o novo modelo de equipamento. As datas foram determinadas com base no regime tributário utilizado pelo empresário e no tipo de serviço por ele prestado.

Objetivo da KKM

Existem dois tipos principais de caixas registradoras. O primeiro são os dispositivos portáteis. Eles são pequenos dispositivos com funcionalidade limitada. O kit básico inclui componentes como uma fita de controle de formato eletrônico, um modem GSM ou GPRS embutido, um leitor de cartão eletrônico e um teclado embutido. Os dispositivos são ideais para iniciantes em IP. O segundo tipo são dispositivos estacionários usados ​​em grandes pontos de venda. Eles consistem em vários módulos (teclado, monitor, leitores de cartão, impressoras).

O processo de trabalhar com caixas registradoras para empreendedores individuais é simples e não é difícil. Com a ajuda deles, você pode executar várias operações:

• Transferência de informações de compra em tempo real para seu operador de dados fiscais (doravante denominado operador, OFD). Os representantes dos órgãos fiscais e outros órgãos de inspeção, bem como o proprietário da empresa, podem receber dados sobre todos os cálculos feitos online..
• Formação de cheques em formato eletrônico. Uma verificação em papel familiar pode ser complementada com uma versão eletrônica. Pode ser enviado por email ou SMS.
• Fornecendo impressão de documentos fiscais. As caixas registradoras estão equipadas com uma unidade fiscal especial, graças à qual você pode imprimir qualquer documento necessário mediante solicitação.

Quanto à operação direta da KKM, aqui vale a pena mencionar os recursos padrão dos dispositivos, o que aumenta a velocidade do atendimento ao cliente e elimina o erro do vendedor:

• entrada de dados do produto;
• síntese de informações sobre os parâmetros de cada unidade;
• a introdução da quantia recebida do comprador em dinheiro;
• contagem instantânea de mudanças;
• impressão de um cheque;
• indicação e impressão de informações de relatórios sobre transações financeiras com um cliente.

Como é um caixa on-line para IP

A legislação não descreve o conceito de “caixa online”. Esse é o nome de todas as caixas registradoras que registram informações em uma unidade fiscal. Este é um dispositivo especial que criptografa e protege os dados fiscais que são transmitidos em tempo real ao operador. O dispositivo oferece às autoridades fiscais a oportunidade de não realizar uma inspeção nas caixas registradoras, uma vez que todas as informações são recebidas automaticamente. Além disso, o comprador sempre pode solicitar uma cópia do cheque e o proprietário da empresa se livra da necessidade de preencher vários relatórios sobre pagamentos aceitos.

Caixas registradoras são apresentadas em várias variedades. Cada um deles tem suas próprias características, mas todos eles têm uma unidade fiscal:

• Terminais POS. Para trabalhar, você não precisa se conectar a um computador pessoal. Eles possuem um processador poderoso, uma tela colorida sensível ao toque e uma impressora para imprimir recibos.
• Caixas de dinheiro autônomas. Pequenos dispositivos que funcionam de forma independente sem se conectar a um computador. Eles são um dispositivo com uma tela pequena e um teclado. Imprima cheques em uma fita estreita graças a uma pequena impressora embutida.
• Registradores fiscais. Dispositivos estacionários que não possuem uma unidade e uma exibição em seu design. Eles se conectam a computadores e tablets com software especial e atuam como uma impressora para imprimir recibos.

Um novo tipo de bilheteria on-line está sendo desenvolvido, o que permitiria que fosse utilizado na operação de lojas on-line. Com sua ajuda, ao pagar por mercadorias na rede, os dados da transação seriam enviados, por um lado, às autoridades fiscais e, por outro, ao comprador (por analogia com uma loja estacionária). Os terminais inteligentes também são amplamente utilizados – dispositivos móveis fáceis de usar e podem ser usados ​​em qualquer lugar para assentamentos de acordo com a legislação tributária..

Regulamentação legal

Questões relacionadas ao uso de caixas registradoras estão claramente descritas na Lei Federal nº 54-FZ (22.05.2003). Periodicamente, são feitas alterações, a última das quais remonta ao final de 2017. Principalmente, eles se referem à hora de início do uso obrigatório de caixas registradoras. A cada vez, para certos grupos de empreendedores individuais, ele é mudado para uma data posterior. Graças ao documento adotado, os principais pontos referentes à própria KKM estão claramente definidos:

• deve estar presente o número de série no caso;
• dentro deve haver um relógio em tempo real;
• é possível instalar uma unidade fiscal dentro do dispositivo (ao atualizar um dispositivo antigo);
• deve haver um dispositivo de impressão (embutido ou plug-in);
• é possível gerar documentos fiscais em formato eletrônico e transmiti-los instantaneamente;
• aceite a confirmação de que o operador recebeu (não recebeu) dados fiscais;
• a capacidade de imprimir em documentos fiscais com códigos de barras.

Quem é obrigado a usar caixas registradoras

Ao efetuar pagamentos de bens e serviços no território da Rússia, a presença de uma caixa registradora no PI é obrigatória, com exceção de alguns casos estipulados por lei. A implementação da CCP é realizada em etapas e depende do sistema tributário selecionado por um empreendedor individual:

De acordo com a legislação, há uma lista de empreendedores individuais isentos do uso de caixas registradoras. Vamos discuti-los abaixo, mas existem limitações para eles. As isenções não se aplicarão se forem comercializados produtos sujeitos a impostos especiais de consumo, como álcool ou tabaco. O regime preferencial não se aplica aos IPs que usam dispositivos automáticos para estabelecimentos (máquinas de venda automática).

Tipos de atividades de IP sem uma caixa registradora

Não é proibido aceitar dinheiro e usar CFTV à moda antiga em áreas e assentamentos de difícil acesso com uma população de menos de 10 mil pessoas (com exceção das cidades distritais e regionais, assentamentos de tipo urbano). Os empresários que trabalham sob o sistema de patentes ou imputados devem ser adicionados aqui, porque a renda recebida não é considerada a base para o cálculo dos pagamentos de impostos. A pedido dos clientes, eles simplesmente escrevem um cheque.

A lista exata de áreas de atividade que não estão sujeitas ao uso obrigatório de caixas registradoras é apresentada na Lei nº 54-FZ. Não será supérfluo recorrer à autoridade tributária local, pois podem ser adotados atos individuais no que diz respeito à possibilidade de não usar a caixa registradora, levando em consideração o OKVED (Classificador de Atividades Econômicas da Rússia).

As seguintes atividades não serão multadas pelo trabalho sem KKT:

• Venda de revistas, jornais e produtos relacionados em quiosques. O volume de sua venda deve ser pelo menos metade do faturamento total. Pré-requisito – a receita é mantida separadamente para este grupo.
• Venda de títulos.
• Venda de cupons (bilhetes) para transporte público urbano, desde que vendidos no veículo.
• Serviços de catering fornecidos em organizações de ensino geral durante o processo educacional, e somente os alunos e funcionários desta instituição os utilizam.
• Comércio em feiras e exposições.
• Ao vender refrigerantes e sorvetes em quiosques.
• Comércio de tanques de automóveis com leite, kvas, óleo vegetal, peixe vivo, querosene.
• Comércio sazonal repleto de vegetais, frutas, cabaças.
• Recepção da população de recicláveis. A exceção é sucata, metais preciosos e pedras.
• Reparação e pintura de sapatos.
• Venda remota de mercadorias, se elas não exigirem condições especiais de armazenamento.
• Corte a lenha.
• Fabricação e reparação de chaves de armarinho de metal.
• Arados.
• Venda de produtos artesanais de arte popular.
• Farmácias de trabalho, se estiverem localizadas no campo.
• Serviços de portaria nos aeroportos e estações de trem.
• Aluguel de casas particulares para alugar.
• Cuidar e cuidar de doentes, deficientes, idosos e crianças.
• As atividades de instituições religiosas na prestação de serviços ao público ou na venda de literatura e parafernália.

Custos de compra e manutenção

Um item de despesa adicional é a aquisição de novos equipamentos e seu serviço pós-venda. Existem várias opções para salvar. Em primeiro lugar, nem sempre é necessário substituir o dispositivo antigo por um novo. Antes de comprar um dispositivo, você deve descobrir se é possível atualizar um dispositivo existente (instalando uma unidade fiscal em vez de uma fita de controle eletrônico – ECLZ). Se isso não for possível, é necessário adquirir apenas uma CPC da lista de modelos aprovados pelo Serviço Tributário Federal (doravante – o Serviço Tributário Federal).

Em segundo lugar, antes de usar o serviço para configurar e manter caixas registradoras on-line, verifique com seu banco se um desconto adicional é oferecido como cliente da instituição. Não se esqueça de escolher um operador de dados fiscais. A lista de CRFs com direito a isso é aprovada por uma comissão especial, após a qual é publicada no site oficial do Serviço Fiscal Federal. Na tabela abaixo, você pode se familiarizar com os custos aproximados que serão necessários ao usar uma caixa registradora:

Onde e como comprar uma caixa registradora para IP

De acordo com a lei russa, os IPs têm o direito de usar apenas os dispositivos aprovados na certificação e no registro do estado. Como cada dispositivo tem uma data de validade, ele precisa de firmware periódico e, se for impossível fazer isso, precisa ser substituído. É preferível comprar a KKM em lojas especiais, e uma lista detalhada de dispositivos permitidos para uso pode ser encontrada no site do Serviço Fiscal Federal. Ao escolher o modelo certo, você pode estudar independentemente a configuração do PCC ou procurar ajuda de um especialista..

Dependendo dos requisitos, o custo e a versão dos dispositivos podem variar. Assim, por exemplo, para iniciantes com uma pequena rotatividade, é melhor usar dispositivos portáteis portáteis baratos, por exemplo, Mercury-180 ou Orion-105. Para quem negocia em pequenos pavilhões, é recomendável olhar mais de perto os modelos equipados com caixas de dinheiro (AMS-100) ou um leitor de código de barras (Bar-M).

O equipamento é reparado por uma empresa de serviços com a qual o empreendedor individual deve concluir um contrato. Segundo ele, a empresa realiza reparos, manutenção e inspeção periódica da caixa registradora. Todo mês, o técnico realiza uma inspeção de rotina e, se necessário, substitui as peças de reposição. Após a conclusão, um ato de conclusão é elaborado. Quando o dispositivo falha, um dispositivo semelhante é emitido pela duração do reparo.

Como escolher

Antes de comprar caixas registradoras, um empreendedor individual deve determinar os critérios que servirão como principais ao escolher o modelo ideal para fazer negócios:

• Projeto. No mercado moderno, são apresentados dispositivos de várias configurações – desde pequenos dispositivos portáteis até dispositivos maciços. Os modelos mais simples, que pesam cerca de 900 g, são perfeitos para representantes de serviços de courier. Eles serão insubstituíveis para iniciantes em IP. Máquinas sérias equipadas com recursos adicionais – uma solução lucrativa para proprietários de grandes espaços de varejo.
• O local onde o dispositivo será instalado. Se a área da sala for pequena, KKTs compactos ou médios são adequados.
• Capacidade de trabalhar offline. O critério é importante ao escolher dispositivos móveis. Para KKM estacionário, esse indicador não é tão importante, pois eles trabalham constantemente a partir de uma fonte CA.
• Identificação. A opção é usada se um grande número de vendedores trabalha na loja. Nesse caso, cada usuário pode efetuar login no sistema com seu próprio nome de usuário..
• A presença de uma base de memória. A maioria dos modelos modernos está equipada com uma oportunidade que ajuda a criar um banco de dados de bens ou serviços para a implementação de relatórios detalhados..
• Velocidade de impressão. Uma função importante com um grande fluxo de clientes, por exemplo, em grandes instalações de varejo. Uma média de 8 linhas por segundo é a melhor opção para pequenos e médios varejistas. Registradores fiscais têm a velocidade mais alta – cerca de 40 linhas por segundo.
• Conectando dispositivos periféricos. Vários tipos de dispositivos estão conectados a esses CMCs, por exemplo, balanças ou um leitor de código de barras. A função ajuda a facilitar o trabalho do caixa e a economizar tempo de manutenção..
• Modo de temperatura de operação. É importante prestar atenção a este indicador quando estiver planejado usar o dispositivo ao ar livre ou em salas com condições especiais de temperatura.

Quanto custa uma caixa registradora para IP

O site oficial do serviço tributário fornece um registro dos fabricantes de CPCs e modelos que passaram no registro estadual e têm permissão para usar IP. Para referência, a tabela abaixo fornece informações sobre o preço médio dos modelos populares vendidos em Moscou:

Registro de caixa registradora para IP

De acordo com a Lei nº 54-FZ, a partir de 1º de fevereiro de 2017, foi determinado um sistema unificado para o registro de equipamentos de caixa registradora. Você pode registrar um CPC apenas no imposto, seguindo o seguinte algoritmo:

1. Escolhendo o modelo certo, levando em consideração as especificidades dos negócios.
2. Adquira uma caixa registradora de um fornecedor especializado ou de um centro onde será posteriormente atendida.
3. Coleta e preparação dos documentos necessários:
   • pedido de registro em 2 cópias;
   • Revista KM-4;
   • Revista KM-8;
   • Passaporte técnico KKM mais amostra de referência;
   • contrato de locação ou certificado de propriedade das instalações onde a bilheteria estará localizada;
   • etiqueta holográfica especial que confirma o serviço.
4. Envio de documentos à administração fiscal no local de registro do IP (!). Se o empresário tiver uma assinatura eletrônica, você poderá registrar remotamente um novo dispositivo.
5. Obtendo um cartão de registro. Devem ser emitidos na administração fiscal o mais tardar cinco dias úteis após a transferência dos documentos..
6. Fiscalização da caixa registradora por um fiscal.

Sanções pelo trabalho de um empresário individual sem caixa registradora

Nem todos os empreendedores são obrigados a comprar equipamentos de caixa registradora, mas os cidadãos para quem esse momento é obrigatório devem lembrar que, para eles, como funcionário, a responsabilidade administrativa é fornecida por violação da lei:

• evasão ao uso de KKT – de 10 a 30 mil rublos;
• violação repetida, se a quantidade de rotatividade não contabilizada for superior a 1 milhão de rublos – suspensão da atividade por um período de até 90 dias;
• o uso de equipamentos não contabilizados ou defeituosos (inclusive sem acesso à Internet e controle fiscal) – 1,5 a 10 mil rublos;
• evasão de emitir um cheque (papel e / ou eletrônico) – 2-10 mil rublos.