Como criar um local de trabalho no escritório

Neste artigo: Planejando um escritório moderno seleção de móveis de escritório; requisitos de iluminação; ar fresco no escritório; decoração de instalações; gestão moderna – Sistema 5S.

Local de trabalho de escritório

Quanto tempo passamos no trabalho? A lei estabelece jornada de trabalho de 8 horas, 40 horas (cinco dias) e 48 horas (seis dias) semanas de trabalho. Na verdade, você deve permanecer em seu local de trabalho por 9 a 10 horas – grandes volumes, tarefas urgentes, relatórios, resumos, etc. O local de trabalho ganha destaque durante a semana, em casa você só pode assistir TV e dormir – a eficiência e produtividade de cada funcionário em qualquer empresa depende de quão correta seja a organização do local de trabalho..

Como é – um escritório moderno

Existem dois esquemas principais para a construção de um escritório: escritórios e corredores entre eles (esquema clássico), escritórios abertos (esquema americano). O gabinete clássico é uma espécie de património do século passado, está dividido em grupos, gabinetes e departamentos, as portas dos gabinetes estão equipadas com placas que indicam quem se encontra na sala atrás delas. O escritório clássico tem uma coisa em comum com o escritório do esquema americano – a direção da empresa, via de regra, ocupa o andar mais alto do prédio..

O layout do escritório americano tem várias vantagens ao mesmo tempo: economia significativa de espaço (sem paredes internas); democracia (os empregos são separados apenas por divisórias finas na completa ausência de portas internas); facilidade de fazer quaisquer alterações funcionais. Este layout irá facilitar muito as questões de comunicação e coordenação linear. Painéis de divisórias translúcidas, que dividem um escritório aberto em áreas de trabalho, realizam duas tarefas ao mesmo tempo: criar a ilusão de um espaço isolado para os funcionários e ajudar a difundir a luz, praticamente sem criar zonas de sombra.

A maioria dos escritórios na Rússia prefere um layout misto com elementos de escritórios abertos e clássicos de acordo com a visão da alta administração – é mais verdadeiro se o layout for calculado por especialistas.

Móveis de escritório

Um local de trabalho de escritório é impensável sem um conjunto mínimo de móveis – uma mesa, mesa de cabeceira, estante de livros e uma cadeira confortável. O principal na seleção de móveis de escritório será sua ergonomia: o máximo de conforto possível e o mínimo de estresse sobre o corpo humano.

Considere, por exemplo, uma cadeira de escritório clássica – você pode sentar-se nela sem causar danos ao corpo por apenas 15 minutos por dia. Ao mesmo tempo, uma cadeira confortável (apoios de braços, apoio de cabeça, altura do assento e posição do encosto ajustáveis) reduz o estresse sobre os músculos e coluna, apoiando o corpo em toda a área de contato.

Uma mesa ergonômica de escritório não precisa ter a forma geométrica correta – as linhas curvas do tampo da mesa permitem que ela seja usada mais amplamente, porque as mãos humanas não podem cobrir uma área superior a 40 cm, ou seja, você terá que pegar o documento de que precisa e forçar os músculos das costas. E ainda – a área de uma mesa de escritório realmente boa não é inferior a 1m2.

Conveniência adicional para o trabalho será criada por dispositivos auxiliares: suportes, bandejas e várias superestruturas. Mas é importante não sobrecarregar a superfície da mesa com eles, para usar mesas de cabeceira móveis e prateleiras articuladas. A primeira regra do escritório – tudo deve estar à mão, você só precisa esticar.

O teclado do computador – um atributo indispensável do escritório – deve ser colocado sobre a mesa o mais longe possível da borda, porque A posição “suspensa” das mãos fica exposta a entorses crônicas. Portanto, comprar uma mesa com uma prateleira extraível com teclado é uma decisão extremamente infeliz que não contribui para a conveniência ou saúde de um funcionário de escritório..

Armários de escritório – devem ser posicionados o mais próximo possível da mesa do trabalhador (economizando tempo), mas não bloqueando o corredor principal. As dimensões e o material estrutural dos móveis de gabinete são importantes: nichos de gabinete abertos, prateleiras transparentes e paredes de vidro temperado irão expandir visualmente o espaço, criar mais conforto para funcionários de escritório e visitantes.

Escritório Local de Trabalho – Iluminação

Trabalhar em uma sala mal iluminada é estressante para os olhos, o que leva à fadiga rápida. Portanto, é preciso tratar o layout das lâmpadas, o tipo de lâmpadas nelas não deve ficar com menos atenção do que as questões de planejamento e mobiliário. É necessário atingir a iluminação ideal que permite a um trabalhador com qualquer acuidade visual distinguir facilmente sinais e símbolos tanto no papel quanto no monitor do computador.

Por exemplo, você não deve construir iluminação com lâmpadas fluorescentes – tal luz causa fadiga devido à cintilação (frequência 50 Hz), a melhor solução seria lâmpadas halógenas. A iluminação plena é calculada por especialistas, os dados iniciais serão a finalidade de cada sala, o número de locais de trabalho, a presença / ausência de fontes de luz natural. Fontes de iluminação artificial, se construídas corretamente, criarão o clima psicológico necessário para funcionários e visitantes.

Ar fresco e limpo do escritório – ventilação

A necessidade de ar fresco em espaços fechados é tão urgente quanto o controle de temperatura eficaz, especialmente se um espaço contém várias estações de trabalho. Curso de biologia escolar: inalar ar rico em oxigênio – exalar uma grande quantidade de dióxido de carbono. E quanto mais dióxido de carbono se acumula, pior as pessoas se sentem – sonolência, dor de cabeça, uma diminuição acentuada na capacidade de trabalho.

Dependendo da época do ano, o problema é resolvido com as janelas abertas, mas junto com o ar puro, ruídos externos, cheiros e poeira urbana penetram no escritório. Sistemas divididos, por alguma razão desconhecida, são considerados a solução para o problema, na realidade eles não resolvem nada – eles simplesmente não podem fazer isso. O secador de cabelo interno do sistema split condiciona perfeitamente e limpa o ar da poeira, mas não fornece suprimento de oxigênio – a unidade externa do split é projetada para resfriar o refrigerante do sistema, e não para retirar o ar externo. Além disso, sempre haverá um ou dois locais de trabalho na sala, soprados pelo fluxo de ar do secador de cabelo split – um resfriado crônico é garantido..

A solução ideal é um sistema de ar condicionado central que realiza limpeza, resfriamento / aquecimento, umidificação / desumidificação do ar fornecido. Graças a isso, o escritório terá um microclima ideal e um suprimento constante de ar puro e fresco em qualquer época do ano..

Decoração de escritório

Via de regra, o design de interiores do escritório é feito no chamado estilo “business”, que também pode ser descrito como impessoal. Cartazes, pinturas, reproduções e composições de vitrais ajudam a trazer cores para o ambiente do escritório. Com a ajuda deles, você pode definir claramente as áreas de trabalho – por exemplo, a recepção (recepção) deve ser decorada no estilo de imagem da empresa para criar impressões positivas brilhantes para os visitantes.

O empilhamento nos peitoris das janelas de vasos de plantas desajeitados, tão típicos das instituições soviéticas, em um escritório moderno é absolutamente impossível. Mas você não deve abandoná-los completamente, você só precisa abordar cuidadosamente a escolha das espécies de plantas e sua localização. As palmeiras são perfeitas para salas de conferências e salões, para o escritório de gerenciamento – uma planta grande, para a recepção – várias plantas pequenas. A decoração digna de qualquer escritório será um jardim de inverno onde poderá relaxar ou realizar uma reunião de negócios num ambiente mais descontraído. É melhor confiar a decoração do escritório com plantas a um fitodesignador profissional..

Local de trabalho de escritório do ponto de vista da gestão moderna

É baseado no sistema 5S, desenvolvido e utilizado com sucesso pela empresa japonesa Toyota nos últimos 50 anos..

Ordenação

Isso permitirá que você resolva completamente o problema do caos no local de trabalho criado por vários documentos e itens (equipamentos) desnecessários armazenados por anos “apenas no caso”. É necessário por esforços conjuntos identificar e deslocar para um determinado local (zona vermelha) tais candidatos “para eliminação”, indicando com rótulos vermelhos. Se depois de um mês não houver necessidade de itens da zona vermelha, eles devem ser vendidos, reciclados ou descartados.

Posicionamento racional (definido em ordem)

Para cada documento no escritório, você precisa alocar um local específico onde o documento é devolvido após cada checkout. Assim, o tempo para encontrar os documentos e formulários necessários é minimizado..

Limpeza de documentos (varredura)

No final da jornada de trabalho, cada documento deve ser devolvido ao seu lugar. Não é permitido entupir a área de trabalho com pilhas de pastas e documentos – levará tempo de trabalho pago pelo empregador para encontrar o certo entre eles.

estandardização

No âmbito de uma determinada empresa, é necessário desenvolver padrões para todos os processos de trabalho, bem como comunicações verticais e horizontais entre as divisões da empresa. Como resultado, uma grande variedade de questões que surgem todos os dias serão resolvidas no menor tempo possível e sem o envolvimento da equipe de gestão..

Sustentando

É necessário trazer ao automatismo a implementação de todas as regras anteriores entre os colaboradores do escritório. Eles devem se tornar um hábito, uma espécie de norma de comportamento neste escritório..

Para identificar a necessidade de implantação do sistema 5S, basta fazer um pequeno teste, instruindo o funcionário a localizar determinado documento (qualquer relatório, formulário, contrato) e registrar o tempo que despendeu nas buscas. Se o intervalo de tempo for superior a um minuto – mudanças drásticas na gestão são necessárias com urgência.

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